Rechnungsverarbeitung
erfolgreich digitalisiert
Der Kunde
Die Mosdorfer GmbH ist ein international agierendes Industrieunternehmen und Teil der Knill Gruppe. Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung hat sich das Unternehmen zum Ziel gesetzt, seine internen Prozesse zukunftsfähig zu gestalten. Eingangsrechnungen sollen künftig digital verarbeitet und freigegeben werden. Das dafür erforderliche Konzept wurde gemeinsam von xalax und dem IT-Partner d.velop entwickelt.
Auf einen Blick
Mosdorfer schafft mit xalax und dem IT-Partner d.velop eine maßgeschneiderte und effiziente Plattform für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
- 12.000 Eingangsrechnungen werden jährlich automatisiert verarbeitet
- Direkte Integration in Microsoft Dynamics 365 F&O
- Deutliche Reduzierung der Bearbeitungszeit
- Revisionssicherheit der Dokumente inklusive Ablage im Dokumentenmanagementsystem
Die Ausgangslage
Vor Projektbeginn war die Verarbeitung von rund 12.000 Eingangsrechnungen pro Jahr bei Mosdorfer von manuellen und zeitaufwändigen Abläufen geprägt. Die Rechnungen lagen in Papierform vor und mussten physisch zwischen den Standorten in Österreich und der Slowakei transportiert werden, um alle erforderlichen Unterschriften einzuholen. Das führte zu einem ineffizienten, fehleranfälligen Prozess mit erheblichen Verzögerungen.
3.000 Kilometer pro Jahr
legten die Dokumente durch den mehrfachen Transport zwischen den Standorten zurück.
4 bis 6 Tage Verzögerung
entstanden durchschnittlich durch den Unterschriftenlauf und die finale Bearbeitung der Rechnungen.
Hoher Verwaltungsaufwand
durch das Nachverfolgen fehlender Dokumente und Unterschriften beeinträchtigte die Effizienz der Mitarbeitenden.
Die digitale Lösung
Mit der Lösung „Digitale Rechnungsverarbeitung“ von d.velop und dem Expertenwissen von xalax wurde ein durchgängig digitaler Prozess eingeführt. Eingangsrechnungen werden heute direkt im d.velop-System erfasst und digital verarbeitet. Der gesamte Freigabeprozess erfolgt über eine benutzerfreundliche Plattform, die den Workflow automatisiert und Transparenz schafft. Alle Rechnungen werden revisionssicher im SharePoint abgelegt, wodurch lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Zusätzlich werden die Daten in das bestehende ERP-System Microsoft Dynamics 365 F&O transferiert.
Das Feedback
„Die Digitalisierung des Rechnungsfreigabeprozesses hat uns nicht nur Zeit und Ressourcen gespart, sondern sorgt auch für eine fehlerfreie und schnelle Bearbeitung. Unsere Mitarbeitenden profitieren täglich von der einfachen Handhabung der Plattform.“
Andreas Fandl, Head of Finance & IT bei Mosdorfer
Die Herausforderungen
Die größte Herausforderung bei der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung war die Umstellung eines seit Jahrzehnten etablierten papierbasierten Systems. Der Übergang zu digitalen Abläufen erforderte nicht nur technische Anpassungen, sondern auch veränderte Arbeitsgewohnheiten. Um eine reibungslose Nutzung sicherzustellen, war es wichtig, alle Mitarbeitenden zu schulen und die Vorteile der Digitalisierung klar zu vermitteln.
Zusätzlich stellte die standortübergreifende Integration der Prozesse zwischen Österreich und der Slowakei eine besondere Herausforderung dar. Ziel war eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit, bei der alle Informationen in Echtzeit verfügbar sind – zur Vermeidung von Verzögerungen und Missverständnissen sowie zur Steigerung der Effizienz.
Der Erfolg
Die Ergebnisse sprechen für sich: Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit konnten deutlich reduziert werden. Die Bearbeitungsdauer der Rechnungen sank von mehreren Tagen auf wenige Stunden. Dank der digitalen Lösung werden Rechnungen nun schnell und standortunabhängig verarbeitet. Auch der Papierverbrauch wurde stark reduziert – ein wichtiger Beitrag zur Nachhaltigkeit.
Ein weiterer Erfolg: Mit der „User-schult-User“-Methode unterstützen sich Mitarbeitende abteilungsübergreifend. Das senkt den Schulungsaufwand und steigert die Akzeptanz im Unternehmen.
Das Feedback
„Dank der neuen Lösung können wir Rechnungen schneller prüfen und freigeben. Die intuitive Benutzeroberfläche spart uns täglich viel Zeit und sorgt dafür, dass keine Rechnung mehr verloren geht.“
Andreas Fandl, Head of Finance & IT bei Mosdorfer
Blick in die Zukunft
Das Projekt „Digitale Rechnungsverarbeitung“ ist ein Meilenstein in Mosdorfers Digitalisierungsstrategie und zeigt, wie traditionelle Prozesse durch innovative Technologien und starke Partnerschaften modernisiert werden können. Aktuell wird die Lösung bereits auf drei weitere Unternehmen der Gruppe ausgerollt, um die Vorteile weiter zu nutzen. Auch in anderen Bereichen schreitet die Digitalisierung voran – etwa mit der digitalen Vertriebsakte als weiterem Best Practice.
Mosdorfer, xalax und d.velop werden auch in Zukunft gemeinsam an digitalen Lösungen arbeiten, um die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens weiter zu steigern.
Fazit
Die erfolgreiche Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses bei Mosdorfer ist ein Paradebeispiel für die Vorteile von Digitalisierung und Zusammenarbeit. Mit xalax und d.velop an der Seite hat Mosdorfer einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunft gemacht und gezeigt, dass digitale Transformation mit der richtigen Vision und den passenden Partnern reibungslos gelingt.
